[AD] Le pouvoir de la systématisation

de | 7 février 2017

[AD] Article défi, voir mon défi fou pour l’annee 2017.

Dans l’article précédent, j’ai parlé des difficultés de déléguer une tâche et j’ai donné quelques pistes qui vous permettront de déléguer efficacement. Néanmoins, vous verrez que même en suivant ces conseils, cela restera difficile et vous demandera beaucoup de votre temps. C’est pourquoi je veux parler ici d’un outil que nous avons déjà vu, mais qui est extrêmement efficace pour déléguer des tâches, former votre personnel, vous former vous-même. Cet outil que nous avons déjà vu est  la systématisation ou la modélisation. Nous avons vu précédemment ce concept appliqué à un jeu vidéo, Starcraft II, dont le choix a été motivé par sa complexité. Si je vous montre un exemple complexe, vous serez en mesure d’appliquer la méthode pour des jeux plus simples. Ici, je vais vous montrer que ce concept est déjà appliqué dans le monde du travail, et à un niveau inégalé.

Introduction :

Si vous voulez déléguer des tâches plus facilement et simplement, vous allez systématiser la tâche en question, ce qui vous permettra de poser clairement et le plus simplement possible la tâche à accomplir. Evidemment, plus la tâche est compliquée et plus votre modélisation sera complexe (je n’ai pas utilisé le mot compliqué mais complexe) mais ce modèle vous servira de support quand vous allez expliquer la tâche à la personne et vous pouvez même lui donner ce modèle (en lui expliquant comment le lire) afin que la personne s’en serve comme d’un guide.

Je sais déjà ce que vous allez répondre par réflexe : « Mais je peux pas systématiser une tâche au travail. Tu comprends, ton petit jeu vidéo là, Star Trek Craft II ou je ne sais plus quoi, même si tu dis qu’il est complexe, mon travail il est hyper complexe, tu vois ». Dites-vous que ce n’est rien d’autre qu’un réflexe, car vous êtes vraiment dans l’erreur la plus complète possible. Je vais donc utiliser la même approche que dans mon article expliquant la systématisation : je vais utiliser un exemple plus complexe, pour vous montrer que vous pouvez appliquer la systématisation sur une tâche, n’importe quelle tâche. Je vais vous montrer qu’actuellement, dans le monde du travail, certaines personnes ont systématisé une entreprise entière et pas seulement une tâche.

Le concept de la franchise, McDonald’s :

J’aime beaucoup la définition de Wikipédia et je vais la réécrire ici :

La franchise est un accord commercial et juridique par lequel une entreprise appelée « franchiseur » s’engage à fournir à une seconde entreprise, dite « franchisée », une marque, un savoir-faire et une assistance permanente en contrepartie d’une rémunération« . Le terme « franchise » ne s’applique que si les trois conditions précédentes sont réunies.

La franchise est LA révolution de l’entrepreneuriat. Ici, non seulement vous avez le droit de fournir/utiliser les produits de la franchise (concept de licence qui sera expliqué dans un autre article), mais en plus, on vous livre, clé en main, le système entier permettant de faire tourner le business. La plupart des fondateurs d’entreprise pensent que c’est le produit qui détermine le succès de la boîte, d’autres pensent que c’est le nom (plus précisément la marque) qui fait la différence. La franchise adopte un autre point de vue, la franchise ne pense pas que c’est le produit ou la marque qui apporte le succès mais la façon de produire et de vendre elle-même.

Quand vous vous franchisez chez McDonald’s, vous ne vous lancez pas dans le marché du burger et des milkshakes, vous n’en avez d’ailleurs absolument rien à faire. Vous voulez savoir une seule chose : « Est-ce que ça marche? ». Et dans cette optique, le franchiseur McDonald’s n’est pas en compétition avec les points de restauration servant des burgers, mais il est en compétition avec absolument toutes les entreprises quel que soit leur marché. Le franchiseur doit montrer que son système marche mieux que les autres, même plus que cela, il doit marcher à tous les coups! Et pour cela, il faut que le système marche tout seul, peu importe qui l’achète (pourvu qu’il possède ou qu’on lui apprenne le minimum de connaissances nécessaires) ou qui se fait franchiser. Pour atteindre cet objectif, le franchiseur va utiliser la systématisation/modélisation afin de former le franchisé.

Le degré de systématisation

Photographe : Kim Ahlström

Comment systématiser une entreprise? A quel degré de systématisation doit-on aller pour franchiser? En matière de franchise à succès, McDonald’s est de loin la plus connue. Vous pouvez aller dans n’importe quel McDonald’s, vous trouverez à chaque fois, les mêmes couleurs, les mêmes tables, les mêmes chaises, les mêmes uniformes, les mêmes jeux, les mêmes offres etc… Quelle que soit la ville, vous reconnaissez instinctivement un McDonald’s. Pour arriver à ce résultat absolument tous les détails sont passés au peigne fin, tout doit être compris, explicable, optimisé :

  • Les frites ne restent pas plus de 7 minutes dans la friteuse pour éviter de les ramollir.
  • Les buns (pains à hamburger) sont retirés après avoir passé 10 minutes sur la plage pour avoir l’humidité voulue.
  • Les steaks sont identiques en taille, poids et retourné à chaque fois au même moment.
  • Les pickles (proche du cornichon) sont placés dans le sandwich à la même position pour éviter qu’il ne tombe sur les genoux du client.
  • La liste continue…

Pour vous montrer la puissance de la systématisation, dites-vous que McDonald’s est la seule entreprise capable de former des jeunes qui n’ont aucune expérience et de les transformer en employé extrêmement efficace. Alors oui, travailler à McDonald’s en matière de reconnaissance et condition de travail, ce n’est pas terrible (comme beaucoup de métiers dans la restauration en fait), mais on ne peut pas nier l’efficacité du système.

Le franchisé qui décide d’ouvrir un McDonald’s recevra une formation de la part de McDonald, cette formation aura pour but de faire comprendre au franchisé que tout a été pensé pour lui, qu’il n’a rien à faire à part laisser tourner. On lui fait comprendre aussi qu’il possède une marge de manoeuvre pour « améliorer » son restaurant mais qu’il y a certains éléments qu’il n’a pas le droit de toucher. Quand le franchisé a bien compris le message, on lui remet les clés de son propre burger house McDonald’s, à moins d’être vraiment mauvais ou d’avoir mal choisi son emplacement (cela arrive), il n’échouera pas.

Mais pour arriver à une telle efficacité, il faut une arme secrète. En effet, comment savoir qu’un projet (un nouveau burger, un nouveau jeu, etc…) va marcher? Car commencer à automatiser/systématiser une tâche avant de vérifier qu’elle marche revient à se tirer une balle dans le pied. Cette arme secrète, je la présente dans la prochaine partie.

Le « Franchise Prototype »

Cette expression a été inventée par l’auteur du The E-myth : Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It, Michael E. Gerber. Ce « Franchise Prototype » consiste à mettre à l’épreuve ces idées dans le monde réel quand elles sont encore en état de prototype. Vous me direz que c’est ce que font toutes les entreprises qui font de la recherche & développement. Oui, mais ce « Franchise Prototype » est aussi le lieu, la nursery où toutes les pensées créatives sont les bienvenues. A la différence des entreprises où dès qu’une personne a une idée et l’expose, une pluie de « Oui mais »  ou « Non mais » déferle sur la personne exposant son idée détruisant son idée avant même de l’avoir exploré. Ici, l’idée est nourrie, améliorée jusqu’à ce qu’elle soit « assez bonne » pour être testée sur le terrain.

Ceux qui vont à McDonald’s ont connu ce phénomène. Parfois le nappage d’un McFlurry n’est disponible que dans certaines villes, parfois c’est un hamburger qui est testé. On nous dit qu’il est en édition limitée pour nous pousser un peu plus à l’acheter, à le goûter. Si les résultats sont concluants, McDonald’s va l’intégrer dans sa gamme de produits. Car c’est bien de cette façon que McDonald’s a commencé : McDonald’s a été créé par Ray Kroc, qui a, en fait, racheté le burger house de deux frères. En entrant dans le restaurant, il a été stupéfié par le fait que les deux frères étaient nettement plus efficaces, ordonnés que la concurrence. De plus, les burgers avaient toujours le même goût, la même forme, le même poids. Il a donc racheté leur restaurant et a décidé d’automatiser tout le processus. Cela a commencé par un restaurant. Après avoir rencontré le succès en créant son premier « Franchise Prototype »  qui est ce premier restaurant, il a décidé d’en créer d’autres pour voir si le succès serait encore au rendez-vous. Le reste de l’histoire, vous la connaissez, il a effectivement rencontré le succès et est passé de l’étape d’entrepreneur à franchiseur.

Ce sont les tests à répétition qui ont donné à McDonald’s cet avantage presque déloyal face à la concurrence : faire des tests rapides sur le terrain à petite échelle, puis si le succès est là, agrandir à chaque fois l’échelle jusqu’au moment où les résultats sont assez solides pour rendre l’offre ou le produit disponible dans tous les McDonald’s pertinents.

Un risque de ne plus innover?

Avec la description que j’ai donnée (dans cet article) de la systématisation et de McDonald’s, on pourrait croire qu’on ne laisse plus de place à l’imagination, l’innovation, or ce n’est pas le cas. J’irai plus loin sur ce sujet dans les articles à venir pour vous le montrer. Mais pour faire court (dans cet article), l’étape de systématisation permet de former des personnes au processus le plus efficace que votre savoir-faire a pu produire, de leur faire comprendre la méthode, de permettre à la personne d’assimiler totalement le processus que vous lui enseignez. A partir de ce moment, la personne a tous les outils nécessaires pour améliorer encore le système et cette amélioration est purement personnelle et ne vient absolument pas du système.

Conclusion, votre place dans tout ça :

Je pense que vous commencez à voir où je veux en venir avec tout cela. Au cas où vous l’auriez oublié, vous êtes sur un blogue vous expliquant comment votre passion pour les jeux vidéo vous permettra de vous créer un avantage aussi bien au niveau professionnel que personnel.

Votre « Franchise Prototype », votre avantage déloyal, sera le jeu vidéo. Sur les jeux vidéo, vous testerez absolument tous les concepts que vous voulez explorer. En effet, le monde du jeu vidéo est aujourd’hui assez vaste pour cela. Avec la « démocratisation » d’Internet (Internet n’est pas disponible partout, d’où les guillemets), jouer en multijoueur est devenu très simple. Etant donné qu’une grande partie des concepts que vous voudrez explorer contient une composante où au moins un autre être humain intervient, les jeux multijoueurs seront littéralement votre « bac à sable » pour vos tests. Ne passer pas à côté de cette chance de tester, d’évoluer, d’apprendre, sous prétexte que des personnes qui ne savent même pas ce qu’est un jeu vidéo vous disent que c’est une perte de temps. Aussi, ne leur donnez pas raison en éteignant votre cerveau quand la console ou le PC s’allume. Après avoir testé votre concept, si celui-ci est concluant, je vous encourage à le modéliser, à le systématiser, cela vous permettra de bien poser votre pensée et de nourrir votre apprentissage efficacement et concrètement.

Je vous ai montré ici que faire des tests, des prototypes, explorer ses idées vous permet de créer un avantage énorme dans le monde de l’entreprise. Et pourtant quel est le premier réflexe de toutes les personnes quand on leur soumet une idée? « Non mais ça marchera pas », « Oui c’est joli ton idée mais… ». Savoir expérimenter, savoir tirer des leçons, ce n’est pas l’entreprise qui vous l’apprendra. C’est un état d’esprit que l’on acquiert en pratiquant et vous avez la chance aujourd’hui de pouvoir pratiquer cela tout en vous amusant, ne passez pas à côté!

Imaginez-vous dans la peau d’un adolescent qui joue aux jeux vidéo (si c’est déjà le cas, tant mieux). Quand vos parents viendront vous voir pour vous dire que les jeux vidéo sont inutiles, ne pensez-vous pas qu’il est intéressant d’apprendre dès maintenant, comment vous défendre concrètement et montrer à la personne que vous êtes en train de vous enrichir, d’apprendre à travers un médium aussi controversé que les jeux vidéo? Parce que si vous pensez que quand vous serez dans le monde de l’entreprise, tout le monde va vous encourager à avoir des idées, vous vous trompez gravement. En fait, ils peuvent vous encourager à avoir des idées, mais cela sera pour mieux les démolir derrière. Sauf si comme moi, vous avez eu la chance d’être dans une équipe ouverte à la recherche et qui en a une expérience concrète. Pas toutes les équipes ne recrutent des thésards, pas toutes les équipes ne recrutent des stagiaires ou des alternants. Du fait de mon expérience, je tiens (du fond du cœur) à dire à tous les alternants, stagiaires, thésards qui ont (eu) la chance d’avoir un vrai sujet de recherche ou de développement, que vous avez effectivement une chance inouïe. Mais malheureusement, vous ne vous en rendrez compte qu’après coup, qu’après avoir fini.

Défi :

Trouvez un concept que vous avez appris grâce aux jeux vidéo, il peut être aussi insignifiant que vous le souhaitez. Et quand quelqu’un vous dira que les jeux vidéo sont inutiles, vous lui répondrez que c’est faux, car cela vous a permis d’apprendre X. Aussi insignifiant que le concept X soit, vous venez de démontrer à la personne que les jeux vidéo ne sont pas inutiles.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *